Cara Mengirim Email Balasan secara Otomatis (Auto Reply)

CaraPedi.com| Cara Mengirim Email Balasan secara Otomatis (Auto Reply) – Banyak hal yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik sebuah perusahaan atau instansi pemerintah salah satunya adalah dengan menggunakan auto reply email (balas email secara otomatis ketika seseorang mengirim email kepada kita). Cara mudah ini akan memberikan kesan kepada pelanggan bahwa layanan yang diberikan bersifat responsif (cepat tanggap).

Pada artikel ini, saya akan membahas cara mengirim email balasan secara otomatis untuk dua jenis pengiriman, yaitu untuk merespon email masuk dan merespon pendaftaran online sebagai penjelasan lanjutan dari artikel saya sebelumnya tentang cara membuat formulir pendaftaran online.

A. Cara Membuat Auto Reply untuk Email Masuk.

  1. Auto Reply yang akan saya jelaskan adalah menggunakan GMail. Pertama-tama loginlah ke akun GMail Anda.
  2. Setelah itu, klik icon Gir yang berada di toolbar sebelah kanan atas lalu pilih Setelan atau Setting.
  3. Kemudian scrol mouse ke bawah hingga dasar tampilan. Anda akan menemukan salah satu setelan bernama: Penjawab Kala Libur. Silahkan isi dan setting waktu berakhirnya sesuai keinginan Anda.

B. Cara Membuat Auto Replay untuk Pendaftar yang Mengisi Google Forms Anda.

Karena ini adalah lanjutan dari artikel saya sebelumnya, maka sebelum membaca pastikan Anda telah membuat formulir pendaftaran online Anda di Google Forms atau Google Drive. Cara membuatnya silahkan baca: Cara Membuat Formulir Pendaftaran Online. Nah untuk bisa mengirimkan email secara otomatis kepada pendaftar sekaligus berisi lampiran atau tautan yang dalam kasus saya berupa surat gugatan yang menggunakan data isian pendaftar, maka kita membutuhkan 2 ekstension atau plugin (pengaya):

1. Form Publisher.

Fungsi: Form Publisher ini bertugas untuk mengirimkan email notifikasi kepada kita jika ada seseorang yang telah mengisi formulir dan yang terpenting dapat berfungsi untuk menghasilkan sebuah dokumen berbentuk Ms Word yang dapat kita gunakan untuk Mail Merge yang dalam kasus saya untuk membuat surat gugatan dengan menggunakan data yang telah diisikan oleh pendaftar.

  1. Pertama-tama masuklah ke akun Google Form yang sudah Anda buat. Jika Anda sudah menutupnya, dan ketika membuka yang terbuka adalah formulir baru, maka Anda dapat menemukan formulir lama yang sudah Anda buat dengan klik tombol strip tiga di sebelah pojok kiri atas.
  2. Setelah masuk, kemudian klik menu: Pengaya > Dapatkan Pengaya. Ketik pada kolom pencarian: Form Publisher, lalu instal dengan klik tombol Gratis > Klik Izinkan.
  3. Cara setting adalah sebagai berikut:
    1). Pertama-tama, Anda klik menu Pengaya > Form Publisher > Get Started.
    2). Pilihlah Dokumen jika hasil yang Anda inginkan adalah Word (bisa untuk membuat lampiran email), dan Spreedsheet jika ingin dalam bentuk Excel.
    3). Pilih No, please create one > Klik Next.
    4). Pilih Yes untuk menempatkan hasil isian yang sudah Anda tentukan formatnya pada langkah 2) ke dalam folder yang Anda inginkan yang terdapat di Google Drive. Jika belum ada buatlah sebuah folder terlebih dahulu melalui Google drive, karena pengalaman saya ketika klik “No please create one”, tidak ada reaksi > Klik Next.
    5). Centang: Notify People via Email jika Anda ingin mendapatkan pemberitahuan via email jika ada pendaftar, jika tidak dicentang, maka Anda bisa melihatnya dari daftar Tanggapan baru di akun Google form, lalu klik Next.

2. Yet Another Mail Merge.

Fungsi: extension ini berfungsi untuk membuat dokumen secara otomatis dengan sistem Mail Merge seperti pada Ms Excel yang ketika seseorang mengisikan datanya, maka data tersebut akan muncul di posisi yang sudah kita tentukan di dokumen yang telah kita siapkan masternya (lebih jelasnya akan saya bahas di bawah ini). Selain itu, YAMM ini juga bertugas untuk mengirimkan email kepada pendaftar secara otomatis.

  1. Masuk ke Spreadshare dengan cara klik tombol Lihat Tanggapan yang berada di toolbar atas akun Google Form Anda.
  2. Lalu setelah terbuka Spreadshare yang tampilannya persis seperti Ms Excel, pilih menu Pengaya yang berada di toolbar Spreadshare > Dapatkan Pengaya > ketik di kolom pencarian: Yet Another > klik tombol Gratis untuk menginstalnya.

    cara bikin email auto reply di gmail

  3. Pada jendela Pop up yang muncul pilih: Alamat Email (harus sudah ada dalam formulir pendaftaran) lalu klik Save.
    cara membalas email secara otomatis
  4. Skip > Pilih ###Use a predesigned template###. Ini berfungsi untuk menyimpan konsep redaksi isi email yang akan dikirim ke pendaftar. Anda dapat mengeditnya (lihat pada gambar poin ketiga di penjelasan di bawah ini) dengan menemukannya di folder Draft akun Gmail Anda.
    cara membuat auto reply step - 1

Nah sejauh ini, kita sudah memiliki dua extension yang memiliki perannya masing-masing. Namun kita belum menyetting dokumen agar ketika pendaftar selesai mengisi formulir pendaftaran, maka kita bisa melampirkan sebuah dokumen yang tercipta secara otomatis sesuai yang kita harapkan. Sistem kerjanya persis seperti jika Anda memesan tiket di Traveloka misalnya, setelah Anda mengisi formulir pembelian tiket, maka dalam beberapa menit, akan keluar tiket secara otomatis di lampiran Email yang mereka kirimkan. Berikut langkah cara mensettingnya:

  1. Buka file Form Publisher Template yang ada di Google Drive. Lalu edit sesuai yang Anda inginkan. Sebagai contoh, saya akan membuat sebuah surat gugatan yang dapat tercipta secara otomatis setelah pendaftar selesai mengisi formulir pendaftaran. Caranya adalah dengan mengganti form publisher template (konsep dokumen) lalu memasukkan data isian formulir ke dalam konsep tersebut dengan memberi format <<nama pada isian formulir>> di setiap data yang ingin Anda masukkan.cara membuat auto reply gmail
  2. Setelah selesai klik Save. Maka setiap ada pendaftar yang mengisi formulirnya, akan muncul dokumen baru sesuai konsep tersebut yang berisi data pendaftar secara otomatis yang tersimpan di Google Drive. Anda juga dapat melihat dokumen tersebut di kolom: [Form Publisher] Doc URL di Spreadsheet.
  3. Langkah terakhir agar dokumen tersebut dapat terlampir dalam email yang dikirim ke pendaftar secara otomatis adalah menyetting YAMM dengan cara memasukkan kata <<[Form Publisher] Doc URL>> di dalam konsep email yang ada di folder Draft Gmail Anda. Anda tidak perlu mencari tombol Save karena perubahan tersebut akan otomatis disimpan oleh GMail.
    cara setting auto reply email gmail

Demikianlah artikel singkat tentang Cara Mengirim Email Balasan secara Otomatis (Auto Reply). Semoga bermanfaat. Jika Anda menyukai artikel ini, mohon share dengan memberikan like, twit atau berkomentar di bawah ini agar dapat menjadi referensi bagi teman jejaring sosial Anda. Terima kasih.

Tagged , , , , . Bookmark the permalink.